Audit fiscal: când este obligatoriu și cum te pregătești

Oricine conduce o afacere în Moldova cunoaște pulsul alert al antreprenoriatului și provocările constante. Dintre toate aspectele de gestionat, cel fiscal poate fi adesea o sursă de îngrijorare. Imaginea unui audit fiscal poate stârni aprehensiune, însă o abordare proactivă și informată poate transforma această experiență dintr-un motiv de stres într-o oportunitate de a valida conformitatea și de a optimiza procesele interne. Înțelegerea momentului în care un audit fiscal devine obligatoriu și cum te pregătești eficient este esențială pentru orice companie, în special pentru cele mici și mijlocii (IMM-uri), care adesea dispun de resurse limitate, dar o dorință imensă de a crește sănătos și conform legii.

Această temă nu este doar despre respectarea legii, ci și despre liniștea ta, despre reputația afacerii și despre evitarea unor sancțiuni costisitoare. O pregătire adecvată te poate scuti de surprize neplăcute și îți poate consolida poziția pe piață. Să explorăm împreună aspectele cheie ale auditului fiscal în contextul moldovenesc.

Ce este auditul fiscal și de ce este important?

Pe scurt, un audit fiscal reprezintă o verificare efectuată de organele fiscale competente (Serviciul Fiscal de Stat) pentru a stabili dacă o companie respectă prevederile legislației fiscale în vigoare. Acesta implică examinarea documentelor contabile și fiscale, a declarațiilor și a altor informații relevante pentru a se asigura că toate impozitele și taxele sunt calculate, declarate și plătite corect și la timp.

Importanța unui audit fiscal nu trebuie subestimată. Dincolo de riscul de amenzi și penalități pentru neconformitate, un audit poate identifica erori sau omisiuni care, dacă sunt corectate la timp, pot preveni probleme mult mai grave. Este o ocazie de a demonstra transparență și integritate, aspecte cruciale pentru construirea unei reputații solide în mediul de afaceri.

Când devine auditul fiscal obligatoriu în Moldova?

Deși termenul „obligatoriu” poate varia în funcție de circumstanțe, există mai multe situații în care o companie din Moldova se poate confrunta cu un audit fiscal. Nu toate companiile sunt auditate anual, dar iată principalele scenarii:

Auditul inițiat de organele fiscale

• Selectarea aleatorie sau pe baza analizei de risc: Serviciul Fiscal de Stat efectuează selecții periodice de contribuabili pentru verificări, bazându-se pe analize de risc. Acestea pot include indicatori specifici (venituri/cheltuieli neobișnuite, fluctuații mari, raporturi anormale, etc.) care atrag atenția autorităților.

• Verificări tematice: Autoritățile fiscale pot decide să verifice anumite sectoare de activitate sau anumite tipuri de tranzacții în care au fost identificate nereguli frecvente.

• În urma unor sesizări: Orice reclamație sau sesizare din partea terților (clienți, angajați, concurenți) privind posibile nereguli fiscale poate declanșa un audit.

Auditul în situații specifice

• Lichidare, reorganizare sau încetarea activității: În cazul în care o companie își încetează activitatea, este lichidată sau se reorganizează (fuziune, divizare), un audit fiscal este adesea obligatoriu pentru a se asigura că toate obligațiile fiscale au fost îndeplinite.

• Schimbarea proprietarului sau administratorului: Deși nu este întotdeauna obligatoriu, în anumite cazuri de schimbare majoră a managementului sau a acționariatului, organele fiscale pot decide o verificare.

• Solicitări de rambursare a TVA: Companiile care solicită rambursarea unor sume semnificative de TVA sunt aproape întotdeauna supuse unei verificări fiscale pentru a justifica aceste cereri.

Este important de reținut că o companie sănătoasă fiscal, care respectă cu strictețe legislația, este mult mai puțin probabil să aibă probleme, indiferent de momentul sau motivul unui audit. Cheia este pregătirea constantă.

Cum te pregătești pentru un audit fiscal: Ghid practic pentru IMM-uri

Pregătirea pentru un audit nu trebuie să fie o sarcină descurajantă, ci o rutină continuă în cadrul oricărei afaceri responsabile. Iată câțiva pași practici:

Organizația documentelor contabile și fiscale

Aceasta este piatra de temelie. Asigură-te că toate documentele tale sunt ordonate, complete și ușor accesibile. Vorbim despre:

• Facturi emise și primite
• Chitanțe, bonuri fiscale, ordine de plată
• Contracte cu furnizori și clienți
• Extrase bancare și registre de casă
• Fișe de evidență a salariilor și a personalului
• Declarații fiscale depuse (TVA, impozit pe venit, contribuții sociale, etc.)
• Registre contabile (Registrul jurnal, Cartea mare, Registrul inventar)

Sfat practic: Optează pentru arhivarea digitală, pe lângă cea fizică. Folosește denumiri logice pentru fișiere și dosare, iar copii de siguranță regulate sunt un must-have. Un sistem bine organizat reduce timpul de căutare și demonstrează profesionalism.

Înțelegerea legislației fiscale actuale

Legislația fiscală din Moldova poate suferi modificări. Este responsabilitatea fiecărui antreprenor să fie la curent cu aceste schimbări. Deși nu ești jurist sau contabil de profesie, o înțelegere generală te ajută să pui întrebările potrivite expertului tău.

Sfat practic: Colaborează cu un contabil sau un consultant fiscal cu experiență, care te poate informa proactiv despre modificările legislative și impactul lor asupra afacerii tale. Participă la seminarii sau webinaruri pe teme fiscale.

Verificări interne și corectări preventive

Nu aștepta un audit pentru a-ți verifica propriile erori. Implementează un sistem de autocontrol.

• Reconciliază lunar conturile bancare cu înregistrările contabile.
• Verifică corectitudinea calculului și a declarațiilor de TVA, impozit pe venit și alte taxe.
• Asigură-te că toate deducerile și scutirile aplicate sunt justificate de documente.
• Examinează periodic contractele pentru conformitate fiscală.

Sfat practic: Efectuează o „mini-analiză fiscală” internă cel puțin o dată pe an. Simulează un audit pentru a identifica punctele slabe și a le corecta înainte ca organele fiscale să le descopere.

Pregătirea echipei și a spațiului

Dacă un audit este anunțat, pregătește-ți echipa. Desemnează o persoană de contact responsabilă cu interacțiunea cu auditorii (de obicei, contabilul șef sau administratorul). Asigură-te că aceasta are acces la toate informațiile necesare și este pregătită să răspundă întrebărilor.

Sfat practic: Pregătește un spațiu dedicat pentru auditori, cu acces la documentele și echipamentele necesare. Instruiește personalul cu privire la modul de a interacționa cu auditorii, subliniind importanța cooperării, dar și a furnizării doar a informațiilor solicitate, fără speculații sau presupuneri.

Gestionarea auditului fiscal în timpul desfășurării sale

În timpul auditului, fii cooperant, dar ferm în drepturile tale. Furnizează doar documentele solicitate și răspunde clar și concis la întrebări. Păstrează o evidență a tuturor documentelor oferite și a discuțiilor purtate. Ai dreptul să fii asistat de un consultant fiscal sau un avocat pe parcursul auditului.

La finalul auditului, vei primi un act de control fiscal. Citește-l cu atenție. Dacă nu ești de acord cu constatările, ai dreptul să formulezi obiecții și să depui contestație în termenul legal. Nu semna nimic dacă nu înțelegi pe deplin conținutul.

Un audit fiscal nu trebuie să fie o sentință, ci o provocare gestionabilă. Prin adoptarea unei atitudini proactive și prin implementarea unor bune practici de gestionare fiscală, poți naviga cu succes prin acest proces. Pregătirea continuă și o înțelegere solidă a cerințelor fiscale din Moldova sunt cele mai bune scuturi pentru afacerea ta.

Pentru a te asigura că ești întotdeauna pregătit și pentru a minimiza riscurile, o analiză fiscală preventivă efectuată de experți independenți este o investiție inteligentă. Aceasta îți oferă o imagine clară a sănătății fiscale a companiei tale și identifică din timp eventualele neajunsuri.

Nu lăsa incertitudinea să planeze asupra afacerii tale. Fii un pas înainte. Programează o analiză fiscală preventivă astăzi și asigură-ți liniștea fiscală pentru viitor. Suntem aici să te ghidăm spre o conformitate fiscală impecabilă.